La Universidad Nacional Hermilio Valdizan entiente por legajo de personal como a todo el compendio de información respecto a un empleado que maneja la Universidad (docentes y personal administrativo), esta información comprende: datos personal, formación académica, experiencia laboral, capacitaciones, ponencias, entre otras que sea de interés para la empresa, el propio trabajador y usuarios tanto internos como externos con limitaciones de datos privados.
Los legajos sirven para demostrar la idoneidad del docente o personal administrativo respecto al cargo que ocupa dentro de la institución, pudiendo estos datos ser actualizados conforme vaya creciendo su experticie en base a capacitaciones, cursos, talleres, ponencias, etc., además, permite visualizar la información pública a los diferentes usuarios que accedan al sistema, sin comprometer la integridad de los datos personales.